Políticas de gestión del tiempo

Descripción detallada

Marco corporativo para planificar y utilizar el tiempo de trabajo de forma productiva, saludable, previsible y compatible con la conciliación. Incluye criterios para calendarios, cargas, interrupciones, comunicaciones y reuniones, de manera que el tiempo se gestione como un recurso organizativo y no como una responsabilidad exclusivamente individual.

Objetivos estratégicos

Mejorar la productividad reduciendo reuniones innecesarias, interrupciones y tiempos sin valor. Aumentar la previsibilidad del trabajo y disminuir prolongaciones de jornada y urgencias evitables. Facilitar una participación inclusiva compatible con horarios flexibles y responsabilidades personales.

Alcance organizativo

Toda la organización, con adaptaciones para oficinas, actividad comercial, producción, logística, turnos, trabajo a distancia y equipos distribuidos en diferentes zonas horarias.

Funcionamiento y despliegue

1. Analizar calendarios, reuniones, interrupciones, cargas, horas extraordinarias y principales causas de pérdida o prolongación del tiempo de trabajo.
2. Definir franjas de coordinación, concentración y descanso, junto con criterios de previsión y priorización de tareas.
3. Establecer reglas para reuniones: objetivo, agenda, participantes necesarios, duración, documentación previa, decisiones, acta y responsable de seguimiento.
4. Evitar convocatorias en franjas de entrada, salida, comida, descanso o flexibilidad y ofrecer alternativas asíncronas o de participación remota.
5. Crear bloques sin reuniones, límites de duración, criterios de cancelación y reglas específicas para equipos internacionales y emergencias.
6. Formar a responsables y equipos, revisar la carga de trabajo y corregir procesos que generen urgencias o sobrejornadas recurrentes.
7. Relación normativa: la política debe respetar el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, el registro de jornada, los descansos y las adaptaciones aplicables. Debe coordinarse con el derecho a la desconexión digital del artículo 20 bis del Estatuto y del artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018.

Resultados esperados

• Reuniones más breves, preparadas y orientadas a decisiones o resultados concretos.
• Reducción de interrupciones, cambios de prioridad y prolongaciones evitables de jornada.
• Mayor tiempo disponible para trabajo de concentración y colaboración planificada.
• Mejora de la productividad, la coordinación y la percepción de control sobre el tiempo.

Condiciones para la implantación

• Compromiso de Dirección y conducta ejemplar de las personas con responsabilidad de equipo.
• Reglas sencillas, aplicables a las herramientas corporativas y adaptadas a cada actividad.
• Datos fiables sobre jornadas, reuniones y cargas sin generar vigilancia desproporcionada.
• Participación de la plantilla y revisión periódica de las causas organizativas de la sobrecarga.

Formalización y evidencias

Política de gestión del tiempo y guía corporativa de reuniones. Configuración de calendarios, franjas de coordinación y bloques sin reuniones. Plantillas de agenda, acta, decisiones y seguimiento de compromisos. Registros agregados de reuniones, duración, sobrejornadas y excepciones. Acciones formativas y planes de mejora acordados con áreas o equipos.

Medidas operativas relacionadas

Calendario laboral, flexibilidad horaria, desconexión digital, reuniones en horario compatible, teletrabajo, trabajo por objetivos, planificación de cargas y compensación de horas extraordinarias.

Indicadores de seguimiento

• Número y duración media de reuniones por persona y semana.
• Porcentaje de reuniones con agenda previa, duración definida y decisiones registradas.
• Porcentaje de reuniones realizadas dentro de las franjas establecidas.
• Horas extraordinarias o prolongaciones de jornada y porcentaje de compensación.
• Percepción de productividad, carga y control del tiempo en las encuestas de plantilla.

Ejemplo