Descripción detallada
Uso planificado del correo electrónico como canal de comunicación, coordinación y participación profesional. La medida establece criterios de finalidad, destinatarios, prioridad, seguridad y respuesta para aprovechar el canal sin convertirlo en una fuente de sobrecarga o disponibilidad permanente.
Objetivos estratégicos
Facilitar comunicaciones directas, trazables y segmentadas. Reducir la saturación, los envíos innecesarios y la pérdida de información relevante. Proteger la confidencialidad y el derecho a la desconexión digital.
Alcance organizativo
Personas con cuenta corporativa y equipos que utilizan el correo en su actividad. La organización debe ofrecer alternativas para los colectivos sin acceso habitual y evitar que el correo sea el único canal para mensajes esenciales.
Funcionamiento y despliegue
- Definir para qué comunicaciones se utiliza el correo y cuándo son preferibles la intranet, una reunión, la mensajería o una herramienta de gestión.
- Establecer normas de asunto, destinatarios, copia, prioridad, adjuntos, listas y tiempos orientativos de respuesta.
- Configurar listas segmentadas y responsables de mantenimiento para evitar envíos masivos indiscriminados.
- Aplicar medidas de seguridad frente a suplantaciones, errores de destinatario, datos sensibles, enlaces y archivos maliciosos.
- Ordenar la información duradera en repositorios comunes, evitando que decisiones y documentos queden únicamente en buzones personales.
- Formar en escritura clara, inclusión, seguridad y gestión eficiente del correo.
- Medir carga, utilidad y hábitos y revisar las prácticas que generan cadenas, duplicidades o urgencias artificiales.
- Relación normativa: el uso del correo debe respetar la intimidad y la protección de datos. La política interna prevista en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018 debe garantizar la desconexión digital y evitar expectativas de lectura o respuesta fuera del tiempo de trabajo.
Resultados esperados
- Mensajes más breves, relevantes y dirigidos a las personas adecuadas.
- Menor interrupción y tiempo dedicado a gestionar comunicaciones innecesarias.
- Información sensible tratada con mayor seguridad.
- Expectativas claras de respuesta y mejor respeto del descanso.
Condiciones para la implantación
- Política sencilla y coherente con el resto de canales.
- Configuración segura de cuentas, listas y permisos.
- Formación práctica y conducta ejemplar de responsables y Dirección.
- Alternativas accesibles para quienes no utilizan correo habitualmente.
Formalización y evidencias
Política de uso del correo y guía de buenas prácticas. Listas de distribución, roles de administración y revisiones de acceso. Configuraciones de seguridad, avisos y gestión de incidentes. Materiales de formación y campañas de desconexión digital. Encuestas o métricas agregadas de volumen, utilidad y sobrecarga.
Medidas operativas relacionadas
Política de desconexión digital, mensajería instantánea, intranet, comunicados, seguridad de la información y gestión del conocimiento.
Indicadores de seguimiento
- Volumen medio de correos internos enviados y recibidos por persona o equipo.
- Porcentaje de comunicaciones masivas segmentadas y con finalidad definida.
- Percepción de utilidad, claridad y sobrecarga del canal.
- Incidencias de seguridad o privacidad relacionadas con el correo.
- Porcentaje de personas que percibe respetadas las reglas de desconexión.
Ejemplo
La empresa acuerda que las noticias se publican en intranet, las tareas se gestionan en la herramienta de proyectos y el correo se reserva para mensajes dirigidos. Los envíos fuera de horario se programan para el día siguiente y no generan expectativa de respuesta inmediata.