Descripción detallada
Sistema de comunicación formal y periódica para trasladar a la plantilla decisiones, normas, cambios, campañas y contenidos que requieren una versión oficial. Combina claridad editorial, segmentación, accesibilidad y trazabilidad para evitar mensajes contradictorios, desactualizados o difíciles de localizar.
Objetivos estratégicos
Garantizar que la información relevante llegue de forma coherente y oportuna a sus destinatarios. Crear una fuente oficial y recuperable para políticas, cambios y actuaciones corporativas. Reducir rumores, duplicidades y diferencias de información entre centros, áreas o turnos.
Alcance organizativo
Toda la plantilla o los colectivos afectados por cada contenido. Debe incluir canales alternativos para personas sin correo corporativo, con discapacidad, en turnos, desplazadas o temporalmente ausentes cuando la información les resulte aplicable.
Funcionamiento y despliegue
- Definir tipos de comunicado, niveles de urgencia, responsables de redacción y aprobación y canales de distribución.
- Utilizar una estructura común con asunto claro, resumen, personas afectadas, acción requerida, fecha de aplicación, contacto y enlace a la versión vigente.
- Segmentar los envíos para que cada colectivo reciba la información necesaria sin generar saturación.
- Publicar versiones accesibles y comprensibles y prever traducción o formatos alternativos cuando sean necesarios.
- Mantener un repositorio ordenado, con fecha, versión, vigencia y retirada de documentos sustituidos.
- Combinar el envío con reuniones, tablones o avisos de responsables cuando el contenido sea complejo o afecte a personas sin acceso digital.
- Medir alcance y comprensión, no solo entregas o aperturas, y habilitar un canal para preguntas.
- Relación normativa: los comunicados pueden apoyar los deberes de información, pero no sustituyen los procesos de información y consulta con la representación legal previstos en el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores ni otras comunicaciones formales exigidas por la normativa o el convenio.
Resultados esperados
- Información oficial coherente y disponible para todos los colectivos afectados.
- Menor número de interpretaciones contradictorias y consultas repetidas.
- Cambios organizativos y políticas implantados con mayor comprensión.
- Histórico fiable de comunicaciones y versiones vigentes.
Condiciones para la implantación
- Gobernanza editorial, circuito de aprobación y responsables definidos.
- Base de destinatarios actualizada y combinación de canales digitales y físicos.
- Lenguaje claro, accesible, inclusivo y orientado a la acción.
- Repositorio único y control de versiones y vigencia.
Formalización y evidencias
Procedimiento editorial, plantillas y matriz de aprobación. Calendario de comunicaciones y segmentación de audiencias. Repositorio versionado de comunicados y circulares. Registros de distribución por canal y colectivos alcanzados. Resultados de comprensión, consultas y mejoras aplicadas.
Medidas operativas relacionadas
Plan de comunicación interna, intranet, correo electrónico, tablón de anuncios, comunicación con responsables, lenguaje inclusivo y gestión documental.
Indicadores de seguimiento
- Porcentaje de comunicaciones publicadas conforme al procedimiento y en plazo.
- Cobertura estimada por centro, turno, colectivo y canal.
- Porcentaje de personas que comprende el mensaje y la acción requerida.
- Número de consultas o rectificaciones por comunicación.
- Porcentaje de documentos vigentes, accesibles y correctamente versionados.
Ejemplo
Ante un cambio de política, la empresa emite una circular con resumen, fecha, personas afectadas y preguntas frecuentes. La publica en intranet, la entrega en los tablones de fábrica y facilita a los mandos una guía para explicarla en el cambio de turno.